Оффисын ажил, ажлын урсгал гэж юу вэ?

Бизнесийн амжилт нь түүний зөв зохион байгуулалтаас ихээхэн хамаардаг. Менежерүүд болон ердийн ажилчид хоёулаа оффисын ажил гэж юу болохыг мэдэх ёстой. Ажлын урсгалыг зохион байгуулахдаа түүний шинж чанар, ямар төрлийн зүйлүүд, ямар зохицуулалтын баримтуудыг анхаарч үзэх ёстой вэ?

Албан ёсны ажил гэж юу вэ?

Эзэмшил хэлбэр, өмч хэлбэрээс үл хамааран аливаа байгууллага янз бүрийн баримт бичгүүдийн үйл ажиллагааны явцад бий болдог. Эдгээр нь захиалга, захидал, протокол байж болно. Тэд бүгдээрээ байгууллагын болон захиргааны баримт бичигтэй холбоотой.

Оффисын ажил гэдэг нь тодорхой дүрэм, шаардлагыг хангасан байгууллагын баримт бичгийг үүсгэх үйл ажиллагаа юм. Ихэнх тохиолдолд аж ахуйн нэгж зөвхөн энэ салбарт ажилладаг тусгай ажилчдыг хуваарилдаг. Жижиг фирмүүдэд нарийн бичгийн даргын үүргийг бараг бүх ажилчдад өгч болно.

Хэрэв та нэр томъёоны мөн чанарыг ойлгох бол (бичиг хэргийн ажил гэж юу байх ёстойг) ойлгодог бол уг үгийн гарал үүсэл нь тодорхой болно. Хамгийн гол нь материаллаг мэдээллийн талаархи албан ёсны мэдээллийг засах хэрэгтэй. Энэ үйл явцын үеэр зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг бий болсон бөгөөд дараа нь тодорхой үйл ажиллагааг эхлүүлсэн.

"Албаны ажил" гэдэг нэр томъёо нь нэлээд олон жилийн өмнө болсон боловч өнгөрсөн зууны дунд үе гэхэд албан ёсны тогтолцоо байсан бөгөөд улсын түвшинд норматив баримт бичгүүдэд тогтоогдсон.

Оффисын ажил, бичиг баримтыг эргэлтэнд оруулах - энэ юу вэ?

Байгууллага нь хуулиар хараат бус байж чадахгүй. Энд байнгын алба, баримт бичгийн эргэлт байдаг. Үнэт цаасны шилжүүлгийн онцлог юу байна, хэрхэн бүртгүүлэх вэ? Эдгээр асуудлыг нарийн бичгийн дарга, архивч, боловсон хүчний хэлтсийн ажилтнууд шийддэг.

Оффисын ажил нь физик орчинд мэдээллийг бичлэг хийх, цаасан эсвэл электрон үйлдэлд зориулан оруулах явдал юм. Байгууллагын баримт бичгийн эргэлтэд үндэслэн байгуулалт, захидал хөдөлгөөнийг үүсгэн байгуулж, дуусгавар болгож, архив буюу устгалд илгээнэ.

Байгууллагын удирдлага, ажилчдын талаархи бизнесийн баримт бичгүүдийн байршлаас хамааран баримт бичгийн урсгалыг гадаад, дотоодод хуваана. Эх сурвалж нь захиалга, тушаал, захидлуудын цаашдын замаас хамаарна.

Байгууллагын дотоод ажлын урсгал дараах үе шатыг авч үзнэ:

• Баримт бичгийн төсөл боловсруулах;
• Зохицуулалт;
• Баримт бичгийн төсөл, огноо, бүртгэлийн дугаар; Бүртгэх үеэс эхлэн албан ёсоор гаргасан бөгөөд гүйцэтгэхийг хүлээн зөвшөөрсөн гэж үзнэ;
• Агуулгыг контент болон хяналтад оруулах;
• Зааврыг биелүүлэх;
• Дараагийн хадгалалтад гүйцэтгэсэн баримтжуулсан баримт бичгийг хугацаа, хэрэгцээ шаардлагаас хамааран гүйцэтгэх;
• Хугацаа дууссан хугацаатай бизнесийн баримтуудыг устгах эсвэл тэдгээрийг архивлахад зориулж гаргах.

Гадаад баримт бичгийн эргэлтийн үе шат ерөнхийдөө төстэй боловч зарим зөрүү байна:

• Баримт бичиг нь компанид гаднаас ирсэн байдаг. Эдгээр нь дээд болон доод шатны байгууллага, салбар, албан ёсны байгууллагын норматив үйлдэл, шүүхийн шийдвэр, иргэний захидал байж болно.
• Байгууллагад хүлээн авсан бүх бизнесийн бичиг баримтууд нь бүртгэлийн журмаар гарцаагүй нэвтрэх ёстой. Энэ нь хяналтанд авагдсан гэдгийг баталж байна.
• Дараагийн шат нь баримт бичигтэй танилцах, танилцуулах, зааварчилгаа өгөх явдал юм.
• Шаардлагатай гэж үзвэл албан ёсны хариу арга хэмжээ авна.
• Сүүлийн шат нь удаан хугацааны эсвэл архивын хадгалалтын бүртгэл, магадгүй сүйрлийн бүртгэл юм.

Үүнээс гадна, байгууллагын удирдлагатай холбоотойгоор дараах төрлийн ажлын урсгалыг ялгаж салгана:

• Єсєлт - удирдах зєвлєлєєс удирдамж хvлээн авагчид (тайлбар бичгийн тэмдэглэл);
• Удирдлага - удирдлагаас ажилчдад (захиалга);
• Хэвтээ - үе тэнгийн хооронд (үйлдэл, протокол).

Баримтын хөдөлгөөнийг бүх үе шатанд тусгай сэтгүүлд байршуулна. Тэдгээрийг хэд хэдэн хувилбараар хийж болно:

• Баримт бичгийн хөдөлгөөний тэмдэглэл;
• Баримт бичгийн карт;
• Цахим баримтын менежмент нь байгууллагын дийлэнх олонхид хамгийн өргөн хэрэглэгддэг.

Шүүгчийн бүртгэл хөтлөлтийн онцгой байдал

Олон хүмүүс өөрсдийгөө шүүхийн бүртгэл хөтлөх гэж юу гэж асуудаг, ерөөсөө ялгаа нь юу вэ? Шүүхийн тохиолдол нь арай өөр баримт бичиг, материаллаг нотолгоо юм. Шаардлагатай хадгалалт, хөдөлгөөн нь хууль сахиулах тогтолцооны ил тод байдлыг хангадаг. Шүүхийн бүртгэлийн менежмент, зохион байгуулалтынхаас ялгаатай нь сайн дурын бус байж болохгүй. Энэ нь эрх бүхий хүмүүсээр хийгдсэн бөгөөд хатуу хяналтанд байдаг. Түүний хувьд, бүх үе шат, түүний дотор устгал нь норматив, нарийн тодорхойлогддог.

Нарийн бичгийн дарга нарын чиг үүрэг

Аж ахуйн нэгжийн ажилчдын ихэнх нь оффисын ажил, баримтын солилцоо ямар байхыг төсөөлөхийн аргагүй юм. Нарийн бичгийн газрын хувьд энэ бол мэргэжлийн үйл ажиллагаа юм.

Аж ахуйн нэгжийн нарийн бичгийн дарга нарын газар нь баримт бичгийн менежментийн гол үүргийг гүйцэтгэдэг . Ажлын хэлбэр, өвөрмөц байдлаас харахад аж ахуйн нэгжийн оффисын үйлчилгээний зохион байгуулалтыг дараахь төрөлд хуваадаг:

• Тєвлєрсєн - бїх нарийн бичгийн дарга нар нэг хэлтэстэй бєгєєд дээд тївшний нарийн бичгийн дарга, нарийн бичгийн даргад тайлагнадаг.
• Төвлөрлийг сааруулах - нарийн бичгийн дарга, ажилтнууд өөрсдийн үүргээ биелүүлж буй байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийг тарааж, өөр өөр хянагч нарт захирагдана.
• Холимог - ихэнх байгууллагад ихэвчлэн олддог.

Аж ахуйн нэгж дээрх баримт бичгийн эргэлтийн өвөрмөц байдал нь баталсан нарийн бичгийн дарга нарын газрын хэлбэрээс шууд хамаарна.

Албан байгууллагын ажлын зааварчилгаа

Өмчлөлийн хэмжээ, хэлбэрээс үл хамааран аль ч байгууллагад баримт бичгийн хөдөлгөөнийг зохицуулах зохицуулалтын акт байх ёстой. Нягтлан бодох бүртгэлийн гарын авлага гэж юу вэ, үүнийг хэрхэн эмхэтгэх вэ? Энэ асуудал зөвхөн нарийн бичгийн дарга нар биш, харин удирдагчид ч бас зовниж байна.

Баримт бичлэгийг хадгалах заавар нь тухайн байгууллагын дотоод дүрэм, журам, тодорхой бус үйлдэл, удирдлагын заавраар батлагдсан байна. Энэ нь баримт бичгийн ишлэлийн бүх үе шатыг, гарын үсэг нь албан ёсны баримт бичгийн үнэн зөвийг баталгаажуулж болох бичлэгүүдийн жагсаалтыг дизайн, маяг, маягтын жишээгээр хангадаг.

Албан газрын менежмент

Ажлын урсгалын доод түвшний байгууллага (жилд 200-аас бага) -д бүртгэлтэй менежментийн менежмент гэж юу ч үгүй байна. Бүгдийг ажилчид өөрсдөө эсвэл бүр толгойгоор шийддэг.

Албан хэрэг хөтлөлтийн менежментийн үүргийг ажилтны хувьд шууд бус, хөдөлмөрийн гэрээнд заагаагүй бол эдгээр үүргийг хуваарилах тухай тогтоол гаргана. Энэ баримт бичиг нь нэмэлт үүрэг, хариуцлага, нөхөн төлбөрийг нарийвчлан харуулсан байх ёстой.

Ажилтнуудын бүртгэлийн менежментийн онцлог

Хэрэв байгууллага дор хаяж нэг ажилтантай бол хөдөлмөрийн баримт бичгийг бүрдүүлэх шаардлагатай болно. Ажилтнуудын бүртгэл хөтлөх гэж юу вэ, тухайлбал, бага ажилтантай аж ахуйн нэгжүүдэд зориулагдсан байдаг.

Ажилтнуудын бүртгэлийн менежмент нь аж ахуйн нэгжийн ажилтнуудын ажлын үйл ажиллагаатай холбоотой тодорхой баримт бичгийг хөдөлгөөнд оролцуулах явдлыг хангахад оршино. Ихэнхдээ эдгээр үүргийг тусгай нэгжийн ажилтнууд гүйцэтгэдэг. Тэдний үүрэг хариуцлагын хүрээнд боловсон хүчинд баримтжуулалтыг хүлээн авах, боловсруулах, хадгалах зэрэг багтана . Үүнд нууцлах хувийн өгөгдлийг боловсруулах.

Ажиллагсдын ажлын урсгалын урсгалыг голдуу ерөнхийд нь нууцлах, хадгалалтын шинж чанарын дүрмийг дагаж мөрдөнө.

Оффисын ажлыг оновчтой болгох

Тоон технологийг хурдацтай хөгжүүлж байгаа хэдий ч олон байгууллага нь ажлын урсгалыг оновчтой болгоход хэцүү байдаг. Цаасан захидал харилцааг хадгалж, байнгын бүртгэлийн бүртгэл хөтлөхийн тулд хуучин хэлбэрээр үргэлжлүүл.

Энэ нь хоёр хүчин зүйлээс шалтгаална:

• Аж ахуйн нэгжийн ажилчдын шинэчлэлийн эсэргүүцэл;
• Санхүүгийн дутмаг байдал.

Менежерүүд их хэмжээний хөрөнгө оруулалттай ажлын урсгалыг оновчтой болгох нь эдийн засгийн мэдэгдэхүйц нөлөөтэй гэдгийг санах хэрэгтэй .