Харилцаа, тэдний онцлог, зорилго жагсаалтын төрөл

аж ахуйн нэгж дээр үр дүнтэй баримт бичгүүдийг удирдлага зохион байгуулалт Хэрэв зохих нөхцөл байдлыг бий болгоход ямар ч боломжгүй юм. или на бумажных носителях. Тэдний нэг нь электрон хэлбэрээр буюу цаасан дээр асуудал жагсаалтын үүрэг гүйцэтгэдэг. Хэрэв мэргэжилтэн, үйл ажиллагааг нь баримт бичигтэй холбоотой асуух: "Ямар асуудал жагсаалтын төрлийн юм" - энэ нь үнэн зөв нь дуудах ёстой. Ийм ажилчид үүрэгтэй байгаа нь маш хурдан массив баримт бичигт өөрсдийгөө чиглүүлэх нь ангилалыг мэдэх.

тохиолдолд хүрээ: ойлголт, төрөл, агуулга, үнэ цэнэ

бүтээлийн дарааллыг тодорхойлсон өмнө нэр томъёог ойлгож байна. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. тохиолдол жагсаалтын төрөл нь үйл ажиллагааны явцад компаниас үүссэн баримт бичгийг цогцолбор нэр системтэй жагсаалтыг заасан хэлбэрээр боловсруулсан ангилал, хадгалах хугацааг харуулж байна. Тэд шаардлагатай үйлдэл хурдан хайх шаардлагатай байна. гүйлгээний хурд чанарын хүрээнд хамаарна. хуваарилах, бүлэг ашиглаж жагсаалт хавтас, аюулгүй индексжүүлэлт байгуулсан хорих хугацаанд хэрэгжиж үйлдлүүдийг хэлнэ. Тэд лавлагаа файл үүсгэлт хангах, нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийн эх үүсвэр болж байна. , как типовая, примерная, индивидуальная. Бодит байдал дээр эдгээр төрлийн нэршил нь ердийн, үлгэр жишээ хүн шиг ажил байсан. Тус компани бие даан харгалзан өөрсдийн үйл ажиллагааны онцлогийг авч жагсаалтыг бий болгох үүрэгтэй.

шаардлага

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. тохиолдолд, тэдгээрийн шинж чанар, зорилго төрлийн хүрээг харгалзан, дүрэм журам нь тэдний эмхэтгэлийн ашигласан дүрмийг тодорхойлдог. жагсаалт үүсэх үед дараах:

1. , Тодорхойлсон зохион байгуулах, хайх, болон баримт бичгийг хадгалах, нягтлан бодох бүртгэлд арга эв нэгдлийг ажигла.
2. индексжүүлэлтийг ашигла. Энэ жагсаалтыг холбогдох хэсэгт нэмэлт өөрчлөлт оруулах, засвар, нэмэлт олгодог.
3. Тогтвортой байдлын индекс хянадаг.

Ерөнхий шинж чанар

, указанные выше. АНУ-ын товч зорилго, дээр дурдсан тохиолдолд төрөл бүрийн үзье. Хувь хүний жагсаалт нь тодорхой байгууллагын боловсруулсан байна. Тэд өдөр тутмын үйл ажиллагаа ашигласан баримт бичгийг тусгасан. Мөн салбарын үйлдэл ижил төрлийн ашиглах компаниудыг татан оролцуулах хандлагатай байдаг. номенклатуры дел. стандарт нэр томъёо хэрэглэх нь тэдний нэгдэх болон бүлэг, и хэргийн тухай. Сүүлийнх зөвлөмж байдаг. дел являются обязательными. тохиолдол nomenclatures нийтлэг төрлийн заавал байдаг. Тэдгээр нь ихэвчлэн үйлдвэрлэл (систем) туршид компаниудын нэгдсэн индекс суулгасан байна. Ердийн болон үлгэр жишээ нэршил эцэг, эх, байгууллагыг нэгтгэж. Тэд тодорхой бизнесийн хувьд бие даасан жагсаалт үүсэх үндэс болж байна. Тэд эргээд, дээд бүтэц нь гэрээний дагуу. находятся в ведении квалифицированных специалистов. үйл хэрэгт, тэдний дизайн жагсаалтын төрөл мэргэшсэн мэргэжилтнүүд ажиллуулж байна. Тэд тооллого, тэдэнтэй хамт ажлын зохион байгуулалт татагдаж байна. Үүссэн нэршил албан тасалгааны болон архивын бизнесийн уялдаа холбоотой байх ёстой.

чухал хүчин зүйл

асуудал нэршил үл хамааран стандарт буюу бараа материалын оршин тогтнох, аж ахуйн нэгж бүр дээр заавал байх ёстой. байгууллагын нэгдсэн баримт бичгийг оновчтой хөгжил гэж үзэж байна. подразделений. Энэ нь хэргийн газар нь жагсаалтын бүх төрлийн орно. нь нэгдсэн жагсаалтад зохих архив нь тохиролцсон. түүний батлагдсаны дараа бүтцийн нэгжээр удирдагч нь тэдний ажилд ашиглах урсах хэсгийг шилжүүлсэн.

бэлтгэл ажлын онцлог

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. ажилтнуудын хувьд хяналтын хуудас боловсруулах нь чухал асуудал жагсаалтын өөр өөр төрлийн, гэхдээ бас бүтэц, аж ахуйн нэгж ашигласан баримт бичгийн тоо нь зөвхөн юу мэдэх явдал юм. үйл ажиллагааны онд шинжээчид одоогийн байгууллагын байр суурь, болон үйлдэл, орон тоо, ангилал, бараа материал, лавлах файлын өнгөрсөн жилийн жагсаалтыг гэх мэт. ангилал нэршил схем аж ахуйн нэгжийн бүтэц дээр үндсэндээ хамаарна ашигладаг. Нэлээд ач холбогдол, зохион байгуулалтыг ойлгож чиг үүрэг. Үүнтэй холбоотойгоор, мөн ангилал ангилал дотоод хагарал, менежментийн ажлыг ажиллах болно.

баримт бичиг төрөл

тохиолдолд хүрээ нь компанийн үйл ажиллагааг тусгасан бүх үйлдлийг багтаасан байх ёстой. олон нийтийн холбоо ашиглаж байна бичиг баримт нь тэд аль нь бий болсон байгууллагуудын жагсаалтад орсон байна. нэршилгүй онд шийдэл, лавлагаа файлын гуравдагч талын компаниудаас ирж одоогийн болон дуусаагүй ажил байж болох юм. хэвлэл жагсаалтад орсон байна. Үүнд, тухайлбал, шийдвэр цуглуулга, бюллетень, гарын авлага, лавлах сэтгүүл, товхимол, тэмдэг гэх мэт орно. цагаан толгойн болон бусад туслах материал, байгууллагын гол чиглэлийг тусгаж байхгүй бол багтана болохгүй.

ерөнхий дараалал

списка разделов и подразделов классификационной схемы. тохиолдолд жагсаалтын текст хэсэг, ангилал схемийн дэд хэсгүүдийн жагсаалт хэлбэрийг авдаг. Үүний зэрэгцээ тодорхой толгойн цогц баримт бичиг байна. бичиг баримт шаардлагатай мэдээллийг тайлангийн хэлбэрээр бичигдсэн байна. Дараа нь тэд төслийн зүйлийн үүсэх ашиглаж байна. жагсаалт хүснэгт хэлбэрээр гарч ирэх болно. Жишээ нь:

засан хүмүүжүүлэх сургуулийн төрлөөр 8-д асуудал нэршил

гарчигтай хэлийг тодорхойлох

Энэ нь тогтоосон журмын дагуу гүйцэтгэнэ. Тэд ёстой тухайлбал:

1. ерөнхий хэлбэр нь үнэн зөв тохиолдолд, түүний дотор байрлуулсан баримт бичиг, төрөл зүйлийн үйл ажиллагааны дагалдах хэрэгсэл бүтэц агуулгыг тусгасан.
2. тодорхой дарааллаар зохион холбохыг элементүүдийг дурдвал:

• төрөл, дэд хэвшинжээр нэр. Энэ нь захидал бүртгэлийг, захиалга, протокол, гэх мэт байж болно.
• байгууллага / бүтцийн нэгжийн нэр. баримт бичгийн хөгжүүлэгч / зохиогчийн тухай мэдээлэл байхгүй тусгана.
• компани, хаягласан эсвэл авсан энэ тохиолдолд байрлуулсан үйлдэл авах ёстой байдаг юм байх нэр.
• баримт бичгийн товч тайлбар.
• нутаг дэвсгэр, үйлдэл агуулгатай холбоотой нэр.
• Хугацаа (огноо) ямар бичиг баримт тохиолдолд байрлуулсан байна. Энэ нь бас хувь олдоц талаар мэдээлэл өгнө.

Нэг талаар Үйлс

тохиолдол бүртгэгдсэн боловсруулахад нь тэнд гүйцэтгэх дараалал, үгийг "баримт бичиг" гэж татах байхгүй бол ийм баримт бичиг бөгөөд эцэст (хаалтанд) тэдний гол төрлийг заана. Энэ тайлан, төлөвлөгөө, гэх мэт боловсруулах Жишээ нь дараах :. гэж байж болох юм байж болох юм "аж ахуйн нэгж дэх Архивын тухай семинар дээр бичиг баримт (байлгахыг зөвлөдөг заах хэвлэлийн жагсаалт, жагсаалт)."

захидал харилцаа

нь энэ нь агуулагдаж байдаг Гарчиг тохиолдол зохих хугацааг орно. үг "захидал" дараа ямар асуудлаар, зааж, хэнээс нь явуулсан байна. тохиолдолд нэрийг нь ямар нэгэн төрлийн сурвалжлагчид, тэдний нэрс өгсөн биш юм захидал байдаг. Харин тэдгээр нь нийтлэг зүйл харуулж байна. "Байгууллагын жилийн тайлан, төлөвлөлт дээр салбар бүхий захидал.": Найруулгыг, жишээ нь, энэ байж болох юм олон сурвалжлагчид-д захидал байдаг бол, тэд ч бас дурдсан байна. Энэ тохиолдолд, харилцаа холбоо цорын ганц сэдэв харуулж байна. Жишээ нь: ". ажилтнуудын дасан зохицох холбоотой асуудлаар, захидал харилцааны" Ер нь зөвхөн өөрт нь болон түүнээс үсгүүдийг агуулсан байх үед нь тодорхой эчнээ нэр л харуулж байна.

тодорхой орон нутагт холбоотой баримт бичиг

зүйл ийм үйлдэл үүссэн байгаа бол гарчиг харгалзах засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн нэгжийн тодорхой нэр юм. Энэ нь харгалзан нарийн ялгааг нь хэд хэдэн авах хэрэгтэй:

1. баримт бичгийн цогц агуулга нь хэд хэдэн төрлийн нутаг дэвсгэр орно бол тэдний өвөрмөц нэрс жагсаасан байна. Энэ тохиолдолд тэдний ерөнхий загвар нь нэрийг өгсөн. үг хэллэг байж болох юм: "Батлан хамгаалах тэргүүн нарын харилцан зохион байгуулах тухай баримт бичиг терроризмтай тэмцэх".
2. агуулга нь засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн нэгжийн нэгээр холбоотой бол, түүний нэр нь толгой-д заасан.

Үүнээс гадна

гарчиг тохиолдолд, төлөвлөлтийн баримт бичиг орно онд / тайлан нь тэд бүрддэг хугацааны талаар мэдээлэл орно. Энэ нь улирал, жил, хагас жил байж болох юм. нэгэн төрлийн бичиг баримтыг нэгтгэн ашиглаж тохиолдолд нэр, овог олон тоон дээр заасан байна. Жишээ нь: "байгууллагын ажилчдын дэмжих захиалга."

ширхэг үүсгэх

түүний эд анги нь нэр - энэ нь (жишээ нь, баримт бичиг нь ихээхэн хэмжээний хамт) энэ нь хэд хэдэн хэсгээс бий болно гэж үздэг тохиолдолд эхний нийтлэг толгой, дараа нь (шаардлагатай бол) боловсруулсан. Өнгөрсөн гүйцэтгэсэн шинэчлэх үйл ажиллагаа. "2015 оны танилцуулгад", "2015 оны 1-р хагаст Боть 1. танилцуулгад" Жишээ нь:. үүсэх ба цэвэрлэх цогцолбор толгойн явцад баримт бичгийг зааж өгч болно. Үүний зэрэгцээ энэ нь тэдгээрийг оновчтой, тодорхой бус үг хэллэгт оруулахыг хориглоно. Тухайлбал, "янз бүрийн", "ерөнхий захидал харилцааны" гэх зэрэг үг ашиглахыг зөвшөөрсөн байна. Энэ нь төвөгтэй болж, танилцуулах үг хэрэглэхээс зайлсхийх нь зүйтэй.

оновчтой

Энэ хоёр аргаар хийж болно:

1. жагсаалтын эхэнд бүхэлд нь байгууллагын жагсаалтын үүсэх үед зохион байгуулалтын болон захиргааны акт зэрэг бизнест гарчиг тэвчих. Дараа нь буурах бусад ангилал (гэрээт, төлөвлөлт, тайлагнах гэх мэт) нэрийг зааж тэдний ач холбогдолтой дарааллаар. хуваалт бүтэц, түүнчлэн өнгөрсөн нэрсийн ажлын дахь тохиолдол нэгтгэх тэдний дотор тодорхой, үйл ажиллагааны харилцаа үйлдэл дээр тулгуурласан байх ёстой.
2. хэсэг нэрсийн нэгдсэн жагсаалтыг үүсэх нь энэ ангиллын схем хийж байгаа үндсэн дээр шууд нэр хэсгийг ажиллах болно. нэр боловсон хүчний дагуу зохион байгуулагдсан байна.

нэр томьёоны тодорхойлолт

тэдгээрийг хэрэгжүүлэх, хадгалах горим цаг тухайд нь тохируулах тогтмол хяналт зохион байгуулалтыг хангах өмнөх тогтоосон хугацаа шаардлагатай байдаг. Жишээ нь, цаг хугацааны энэ шалтгаан байдаг бол түр зуурын-аас байнгын нь өөр өөр байж болно. тогтоосон хугацаа мэдээлэл загвар (хэлтсийн) аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны явцад бий болдог баримт бичгийн жагсаалтын дагуу байх ёстой. ийм жагсаалт байхгүй бол, ойролцоо / ердийн нэр томъёо хэрэглэж байна. хадгалах хугацааг тодорхойлох нь мөн Холбооны архивын эрх бүхий зохицуулалт хийж болно.

индексүүдийг томилох

Энэ нь тэдний дотор багтсан хэрэг, баримт бичиг, үйл ажиллагааны болон алдааны үнэ төлбөргүй тодорхойлох явуулж байна. Индекс араб тоогоор байгуулагдсан бэлгэдэл юм. Энэ нь (а зураасаар хамт) хэргийн сериал дугаарын гадна код хэлтэс оруулж болно. Жишээ нь, нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэс баримт бичиг, жилийн тайлан хамгаалагчдын нээлтийн хэсэгт байдлаар хууль 05. оноосон байна. Тиймээс нэгдсэн жагсаалтад нэг хэсэг болгон үйлдлийг агуулсан хэрэг, индекс 05-01 байна.